Regulamin powierzenia przetwarzania danych osobowych

1.1.Niniejszy Regulamin określa zasady powierzenia i przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego na rzecz Administratora, a także warunki, na jakich Przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora.

1.2.Zastosowane w Regulaminie wyrażenia oznaczają:

1. 1.2.1.Administrator – podmiot, który zawrze Umowę, będący przedsiębiorcą w rozumieniu art. 43¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tj. osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową;

2. 1.2.2.Przetwarzający – BILANS.AI prosta spółka akcyjna z siedzibą we Wrocławiu, ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 91 lok. 1, 50-019 Wrocław, dla której Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego przechowuje dokumentację spółki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0001268440, NIP: 8971979278, REGON: 545776997, kapitał akcyjny: 1 000,00 zł;

3. 1.2.3.Regulamin – niniejszy regulamin powierzenia przetwarzania danych osobowych;

4. 1.2.4.Regulamin Serwisu – regulamin Serwisu Internetowego bilans.ai;

5. 1.2.5.RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1);

6. 1.2.6.Serwis – Serwis Internetowy bilans.ai;

7. 1.2.7.Strona – Przetwarzający lub Administrator;

8. 1.2.8.Umowa – umowa zawierana pomiędzy Administratorem a Przetwarzającym na warunkach określonych w Regulaminie Serwisu, na podstawie której Przetwarzający świadczy na rzecz Administratora usługi.

2.1.Administrator, na podstawie art. 28 ust. 3 RODO, powierza Przetwarzającemu przetwarzanie dalej opisanych danych osobowych.

2.2.Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy.

2.3.Charakter i cel przetwarzania wynikają z Umowy oraz Regulaminu Serwisu. W szczególności charakter przetwarzania określony jest rolą Przetwarzającego jako dostawcy usług, zaś celem przetwarzania jest umożliwienie ich prawidłowego wykonania. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu wykonywania przez Przetwarzającego na rzecz Administratora usług określonych w Umowie oraz Regulaminie Serwisu, w sposób zgodny z Umową oraz Regulaminem Serwisu.

2.4.Przetwarzający na zlecenie Administratora będzie wykonywać następujące operacje na danych osobowych: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie lub usuwanie.

2.5.Przetwarzanie będzie obejmować dane osobowe wprowadzone przez Administratora do Serwisu lub zaimportowane za jego zgodą i na jego żądanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub ze źródeł powszechnie dostępnych w związku z korzystaniem przez Administratora z usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu. W szczególności powierzenie przetwarzania danych osobowych może obejmować następujące dane osobowe:

1. 2.5.1.podstawowe dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa, firma, adres prowadzonej działalności gospodarczej, adres zamieszkania, NIP, REGON;

2. 2.5.2.dane finansowe i transakcyjne: dane dotyczące umów, faktur lub transakcji realizowanych przez Administratora z jego klientami lub kontrahentami;

3. 2.5.3.inne dane, o ile zostały one wprowadzone przez Administratora do Serwisu lub zaimportowanych na jego żądanie ze źródeł powszechnie dostępnych, a ich przetwarzanie przez Przetwarzającego jest niezbędne w celu realizacji Umowy.

2.6.Przetwarzanie będzie dotyczyć następujących kategorii osób: kontrahentów Administratora i ich przedstawicieli.

3.1.Przetwarzający przetwarza dane zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, a także wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, zgodnie z jego instrukcjami. Za udokumentowane polecenie Administratora uważa się, w szczególności niniejszy Regulamin, a także wydanie przez Administratora dyspozycji wygenerowania raportu, analizy, kalendarza płatności lub innej dyspozycji w ramach konta utworzonego w Serwisie. Instrukcje będą przekazywane Przetwarzającemu przez Administratora pisemnie lub drogą elektroniczną za pośrednictwem adresu e-mail podanego podczas rejestracji konta w Serwisie.

3.2.Przetwarzający przetwarza powierzone mu dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie i Regulaminie Serwisu oraz na ich podstawie, o ile Administrator nie przekaże Przetwarzającemu dodatkowego udokumentowanego polecenia. Przetwarzający zobowiązuje się nie przetwarzać danych osobowych w sposób inny niż określony w Umowie, Regulaminie lub Regulaminie Serwisu lub wynikający z wyraźnego i udokumentowanego polecenia Administratora.

3.3.Przetwarzający, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.

3.4.Przetwarzający będzie pomagać Administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.

3.5.Uwzględniając charakter przetwarzania oraz informacje dostępne Przetwarzającemu, Przetwarzający będzie pomagać Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.

3.6.Jeżeli Przetwarzający poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem wydanych przez Administratora poleceń lub instrukcji, Przetwarzający natychmiast informuje Administratora o stwierdzonej wątpliwości.

3.7.Przetwarzający oświadcza, że podjął środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane osobowe, uwzględniające w szczególności ryzyko wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych.

3.8.Przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych w wykonaniu Umowy zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Osoby te przetwarzają dane wyłącznie w związku z udokumentowanymi poleceniami Administratora wobec Przetwarzającego, chyba że przetwarzanie wymagane jest prawem.

3.9.Przetwarzający zobowiązuje się do prawidłowego i zgodnego z prawem prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych, w tym rejestru kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, o ile obowiązek prawny prowadzenia takiego rejestru spoczywa na Przetwarzającym.

3.10.W przypadku zaistnienia prawnego obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych, Przetwarzający zobowiązuje się do jego wyznaczenia oraz powiadomi Administratora o fakcie jego wyznaczenia i przekaże Administratorowi jego dane kontaktowe.

3.11.Przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi.

3.12.Wszelkie zobowiązania Przetwarzającego ograniczone są zakresem wyznaczonym przez charakter i cel przetwarzania oraz rodzaj przetwarzanych danych.

4.1.Administrator oświadcza, że z zastrzeżeniem pkt 4.2. poniżej jest administratorem powierzanych danych osobowych w rozumieniu RODO oraz że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie, w jakim powierzył je Przetwarzającemu. Dane dostarczane Przetwarzającemu są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. W szczególności, Administrator oświadcza, że istnieje podstawa prawna przetwarzania danych dostarczonych Przetwarzającemu oraz że został spełniony obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą.

4.2.W każdym przypadku, w którym przekazane dane osobowe obejmują dane, których administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest podmiot inny niż Administrator, Administrator gwarantuje, że zgodnie z przepisami prawa lub porozumieniem z tym innym podmiotem jest uprawniony do dalszego powierzania tych danych osobowych, na zasadach określonych Umową.

4.3.Administrator zobowiązany jest współdziałać z Przetwarzającym w wykonaniu Umowy, udzielać Przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora, jak też wywiązywać się z obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

4.4.Administrator zobowiązany jest dostarczyć Przetwarzającemu dane, o których mowa w pkt 2 oraz aktualizować te dane niezwłocznie, w każdym wypadku, w którym ulegną zmianie lub uzupełnieniu.

4.5.Administrator zobowiązany jest wykonać ocenę skutków dla ochrony danych w procesach realizowanych przez Przetwarzającego, o ile będzie to wymagane przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

4.6.Administrator wykonuje uprzednie konsultacje z organem nadzorczym, jeśli zachodzi taka konieczność.

4.7.Administrator wykonuje inne obowiązki nałożone na niego przepisami prawa powszechnie obowiązującego lub decyzjami albo orzeczeniami odpowiednich organów lub sądów.

4.8.W przypadku, gdy Administrator stwierdzi naruszenie lub podejrzenie wystąpienia naruszenia ochrony danych w odniesieniu do danych, które przetwarzane są przez Przetwarzającego w oparciu o Umowę, Regulamin Serwisu lub Regulamin, Administrator zobowiązany jest niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 12 godzin po stwierdzeniu naruszenia lub podejrzenia jego wystąpienia, przekazać Przetwarzającemu dokumentację dotyczącą naruszenia w rozumieniu art. 33 ust. 5 RODO, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, przedłożyć dowód zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu lub pisemne uzasadnienie odnoszące się do szczegółowych przyczyn braku takiego zgłoszenia, a także przekazać Przetwarzającemu wszystkie żądane informacje o jakimkolwiek zdarzeniu, które stanowi lub może stanowić naruszenie ochrony danych osobowych dotyczące powierzonych danych. Administrator podejmuje niezwłocznie wszelkie działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia, które dokumentuje zgodnie z przepisami prawa. Administrator umożliwia Przetwarzającemu uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Przetwarzającego o ustaleniach z chwilą ich dokonania.

5.1.W celu prawidłowego wykonania Umowy oraz umożliwienia Administratorowi korzystania z Serwisu zgodnie z celem Umowy, Przetwarzający może powierzyć konkretne operacje przetwarzania danych („podpowierzenie”) w drodze pisemnej umowy podpowierzenia innym podmiotom przetwarzającym („Podprzetwarzający”), a niniejsze postanowienie stanowi ogólną pisemną zgodę Administratora na korzystanie z usług Podprzetwarzających.

5.2.Przetwarzający informuje, że przed przekazaniem danych osobowych podmiotom dostarczającym usługi w zakresie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji (AI) dane te są poddawane pseudonimizacji, tj. przetworzeniu w taki sposób, by nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji. Dodatkowe informacje, o którym mowa w zdaniu poprzednim, są przechowywane osobno, wyłącznie przez Przetwarzającego, i są objęte środkami technicznymi i organizacyjnymi uniemożliwiającymi podmiotom trzecim ich przypisanie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Pseudonimizacji podlegają nazwy kontrahentów oraz numery NIP, numery rachunków bankowych, adresy e-mail i numery telefonów; numery faktur, numery REGON, daty, kwoty i miejscowości kontrahentów nie są zastępowane pseudonimami – pełny zakres i wyjątki opisuje artykuł Wyłącznik AI i prywatność. Jeżeli zastąpienie danych pseudonimami się nie powiedzie, zapytanie do dostawcy nie jest wysyłane. Administrator może w każdej chwili wyłączyć przetwarzanie danych przez AI w ustawieniach konta w Serwisie („Prywatność i dane”); od tej chwili dane nie są przekazywane dostawcy rozwiązań AI.

5.3.Podprzetwarzającymi uprawnionymi do dalszego przetwarzania danych w zakresie przewidzianym Regulaminem są: OVH SAS (Francja) – infrastruktura chmurowa: serwery aplikacji, bazy danych, przechowywanie plików, kopie zapasowe, zarządzanie kluczami; miejsce przetwarzania: Unia Europejska; Anthropic, PBC (Stany Zjednoczone) – modele sztucznej inteligencji (Claude) wykorzystywane w analizach, rekomendacjach i asystencie – dane po pseudonimizacji z pkt 5.2; miejsce przetwarzania: Stany Zjednoczone; home.pl S.A. (Polska) – wysyłka wiadomości e-mail z Serwisu (powiadomienia, podsumowania); miejsce przetwarzania: Polska; Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone) – sieć pośrednicząca w ruchu do Serwisu i ochrona przed atakami, usługi DNS, ochrona formularzy przed botami (Turnstile); miejsce przetwarzania: Stany Zjednoczone i inne państwa sieci Cloudflare; Functional Software, Inc. – Sentry (Stany Zjednoczone) – diagnostyka błędów aplikacji; dane osobowe są usuwane z raportów przed wysłaniem; miejsce przetwarzania: Stany Zjednoczone.

5.4.Administrator przyjmuje do wiadomości, że osoby Podprzetwarzających oraz ich liczba mogą ulegać zmianą w trakcie realizacji Umowy. Przetwarzający informuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Podprzetwarzajacych, dając tym samym Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Administrator może sprzeciwić się zmianie w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim. Sprzeciw jest równoznaczny z wypowiedzeniem Umowy i zakończeniem korzystania z Serwisu. W przypadku braku sprzeciwu, Przetwarzający może poczytywać to za akceptację zmiany dotyczącej dodania lub zastąpienia Podprzetwarzającego.

5.5.Dokonując podpowierzenia, Przetwarzający zobowiąże Podprzetwarzającego do realizacji obowiązków Przetwarzającego w zakresie ochrony danych wynikających z Regulaminu, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.

6.1.Przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania Administratora z przepisami prawa oraz umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu przez Administratora audytorowi przeprowadzanie audytów oraz inspekcji.

6.2.Audytorem nie może być podmiot prowadzący działalność konkurencyjną wobec Przetwarzającego, podmiot z nim powiązany, od niego zależny lub przez niego kontrolowany, a także ich pracownicy i współpracownicy, bez względu na formę, podstawę prawną i okres zatrudnienia lub współpracy.

6.3.Administrator jest uprawniony do kontroli przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego, w postaci audytu lub inspekcji. Kontrole mogą być przeprowadzane nie częściej niż raz na 12 miesięcy i mogą trwać nie dłużej niż jeden dzień roboczy każda.

6.4.Audyt lub inspekcja mogą być wykonywane tylko w dni robocze i w standardowych godzinach pracy Przetwarzającego, w sposób nieutrudniający pracy Przetwarzającemu.

6.5.Administrator poinformuje Przetwarzającego o zamiarze przeprowadzania audytu lub inspekcji z wyprzedzeniem, nie krótszym niż 30 dni roboczych, a Przetwarzający zobowiązany jest umożliwić przeprowadzenie audytu lub inspekcji, w szczególności poprzez udostępnienie właściwej dokumentacji i pomieszczeń oraz udzielić wszelkich niezbędnych informacji dotyczących realizacji postanowień Regulaminu, z zastrzeżeniem obowiązków spoczywających na Przetwarzającym wynikających z przepisów prawa lub umów zawartych z innymi administratorami oraz tajemnicy przedsiębiorstwa Przetwarzającego.

6.6.Przetwarzający może odmówić przeprowadzenia audytu lub inspekcji w przypadku, gdy ich przeprowadzenie mogłoby w sposób istotny zakłócić bieżącą działalność Przetwarzającego. W takim przypadku Przetwarzający zaproponuje dostępny termin przeprowadzenia audytu lub inspekcji.

6.7.Warunkiem rozpoczęcia audytu lub inspekcji jest pisemne zobowiązanie się Administratora oraz upoważnionego przez niego audytora do zachowania poufności w związku z materiałami i informacjami uzyskanymi w toku audytu bądź inspekcji.

6.8.W trakcie prowadzenia audytu lub inspekcji Administrator oraz wyznaczone przez niego osoby są zobowiązane do przestrzegania wewnętrznych procedur, regulaminów i polityk przyjętych u Przetwarzającego.

6.9.Administrator lub wyznaczone przez niego osoby są uprawnione do wstępu do pomieszczeń Przetwarzającego wyłącznie w obecności upoważnionego pracownika Przetwarzającego.

6.10.Przetwarzający współpracuje z Administratorem w zakresie realizacji audytów oraz inspekcji, a także z organem nadzorczym i innymi organami państwowymi w zakresie wykonywanych przez nich czynności.

6.11.W przypadku stwierdzenia w wyniku audytu lub inspekcji nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, Administrator wezwie Przetwarzającego do ich usunięcia, zaś Przetwarzający zobowiązuje się dostosować do zaleceń pokontrolnych Administratora mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Przetwarzający o fakcie, sposobie i terminie usunięcia uchybień wskazanych przez kontrolę poinformuje Administratora w terminie uzgodnionym między Stronami.

6.12.Przetwarzający zobowiązuje się odpowiadać na pytania Administratora dotyczące przetwarzania danych osobowych powierzonych mu na podstawie Regulaminu.

6.13.Koszty związane z przeprowadzeniem audytu lub inspekcji ponosi wyłącznie Administrator. Administratorowi nie przysługuje prawo do żądania zwrotu takich kosztów ani do zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.

7.1.Przetwarzający ponosi odpowiedzialność wobec Administratora wyłącznie za zawinione szkody spowodowane umyślnym działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Przetwarzającego, na zasadach określonych przepisami prawa (zasady ogólne). Przetwarzający nie odpowiada za utracone korzyści Administratora.

7.2.W przypadku nałożenia na Przetwarzającego przez organ nadzorczy administracyjnej kary pieniężnej w związku z niezgodnym z przepisami prawa przetwarzaniem danych osobowych powierzonych Przetwarzającemu z przyczyn leżących po stronie Administratora, Administrator zobowiązany będzie do zapłaty Przetwarzającemu kwoty w wysokości odpowiadającej sankcji administracyjnej nałożonej na Przetwarzającego, niezależnie od administracyjnych kar pieniężnych, jakie mogą być również nałożone na Administratora odrębnie.

7.3.Jeżeli w związku z niezgodnym z przepisami prawa przetwarzaniem danych osobowych powierzonych Przetwarzającemu, z przyczyn leżących po stronie Administratora, wobec Przetwarzającego zostanie wytoczone postępowanie sądowe, Administrator zobowiązany będzie do udzielenia Przetwarzającemu wszelkiego wsparcia w takim postępowaniu sądowym (w tym zwrotu kwot zapłaconych przez Przetwarzającego tytułem kaucji lub zaliczek w celu dopuszczenia lub przeprowadzenia dowodów), a także do przejęcia odpowiedzialności w przypadku przyznania osobie, której dane dotyczą, odszkodowania bądź zadośćuczynienia w takim postępowaniu – w wysokości odpowiadającej równowartości przyznanego odszkodowania lub zadośćuczynienia wraz z kosztami postępowania, w tym kosztami zastępstwa procesowego, pod warunkiem, że Przetwarzający zawiadomi Administratora o toczącym się postępowaniu sądowym i wezwie go do wzięcia w nim udziału, w terminie umożliwiającym wstąpienie Administratora do postępowania, a także, gdy Przetwarzający podejmie uzasadnione działania mające na celu obronę przed roszczeniem, zmierzające do oddalenia powództwa albo zmniejszenia roszczenia.

7.4.Koszty, o których mowa w ustępie powyżej, zostaną zwrócone w terminie 30 dni od dnia otrzymania pisemnego żądania Przetwarzającego wskazującego ich wysokość oraz oznaczenie orzeczenia sądowego z którego wynikają.

7.5.Łączny limit odpowiedzialności Przetwarzającego związany z zawarciem, realizacją lub rozwiązaniem Umowy jest ograniczony do kwoty dwunastokrotności miesięcznego abonamentu z dnia zawarcia Umowy, niezależnie od podstawy dochodzenia tej odpowiedzialności.

8.1.W przypadku rozwiązania Umowy, w zależności od instrukcji przekazanych przez Administratora lub obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie retencji danych, Przetwarzający jest zobowiązany do:

1. 8.1.1.nieodwracalnego usunięcia pozyskanej w trakcie realizacji Umowy dokumentacji zawierającej dane osobowe, a także usunięcia danych osobowych ze wszystkich urządzeń, systemów IT oraz dysków Przetwarzającego w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie, lub

2. 8.1.2.przekazania Administratorowi danych osobowych oraz ich kopii zapasowych w sposób i w formacie umożliwiającym ich dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie do tych samych celów, dla których przetwarzał je Przetwarzający. Przetwarzający nie przekazuje danych osobowych, które przetwarza jako niezależny administrator.

8.2.Przetwarzający dokona usunięcia danych lub ich przekazania najpóźniej w ciągu 30 dni od momentu, gdy Umowa przestanie obowiązywać.

8.3.Po zakończeniu przetwarzania przewidzianego Umową i Regulaminem, dane pierwotnie przekazane Przetwarzającemu przez Administratora na podstawie Umowy i Regulaminu nie będą podlegały usunięciu, o którym mowa w pkt 8.1. i 8.2. powyżej, jeżeli przepisy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego nakazują dalsze przechowywanie danych osobowych lub jeżeli Przetwarzający może przetwarzać je dalej w charakterze administratora w oparciu o podstawę prawną. Po zakończeniu przetwarzania dane osobowe zostają usunięte nie później niż w chwili usunięcia kopii zapasowej zawierającej te dane lub po ustaniu jej przydatności.

9.1.Przetwarzający może zmienić Regulamin w przypadku:

1. 9.1.1.zmiany zakresu usług Serwisu oraz dodatkowych funkcjonalności Serwisu;

2. 9.1.2.zmiany sposobu świadczenia usług w Serwisie oraz dodatkowych funkcjonalności Serwisu spowodowanej względami technicznymi lub technologicznymi;

3. 9.1.3.gdy wprowadzane zmiany mają na celu usprawnienie obsługi lub przyznanie Administratorom dodatkowych uprawnień;

4. 9.1.4.gdy wprowadzane zmiany mają na celu aktualizację danych identyfikacyjnych Przetwarzającego;

5. 9.1.5.gdy wprowadzane zmiany mają na celu sprostowanie omyłek i błędów pisarskich dostrzeżonych w Regulaminie lub usunięcie wątpliwości interpretacyjnych dotyczących postanowień Regulaminu;

6. 9.1.6.zmiany powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących przedmiotu Regulaminu;

7. 9.1.7.zmiany interpretacji powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących przedmiotu Regulaminu wynikającej z prawomocnych orzeczeń sądowych, ostatecznych decyzji administracyjnych, rekomendacji lub zaleceń właściwych urzędów lub organów publicznych.

9.2.Zmiana Regulaminu nie wymaga uzyskania zgody Administratora. Administratora, który nie wyraża zgody na zmianę Regulaminu, powinien niezwłocznie zakończyć korzystanie z Serwisu lub dokonać wypowiedzenia Umowy na podstawie pkt 6.2. Regulaminu Serwisu.

9.3.W przypadku skorzystania z uprawnienia do zmiany Regulaminu Przetwarzający, na co najmniej 14 dni przed planowaną datą wejścia w życie zmiany, prześle Administratorowi na adres e-mail podany podczas rejestracji zmienioną wersję Regulaminu.

9.4.Zmieniony Regulamin obowiązuje od następnego okresu korzystania z usług Serwisu. W przypadku, gdy Administrator nie wyraził zgody na zmianę Regulaminu i wypowiedział Umowę, do końca ostatniego opłaconego okresu korzystania z usług Serwisu obowiązuje Regulamin w dotychczasowej wersji.

9.5.W przypadku zmiany Regulaminu nowa wersja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Serwisu.

10.1.Strony potwierdzają, że doświadczenie, wiedza i zasoby Przetwarzającego, a także środki bezpieczeństwa, będą wystarczające dla prawidłowej realizacji postanowień Regulaminu.

10.2.W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami Umowy lub Regulaminu Serwisu a Regulaminem, pierwszeństwo mają postanowienia Regulaminu. Jednak w przypadku, gdyby Umowa lub Regulamin Serwisu w zakresie przetwarzania danych osobowych nakładają na Przetwarzającego obowiązki idące dalej niż obowiązki wynikające z Regulaminu, wówczas odpowiednie postanowienia Umowy lub Regulaminu obowiązują bez zmian.

10.3.Wszelkie spory Strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia sporu przez jedną ze Stron, a w przypadku nierozwiązania sporu polubownie, będą one rozstrzygane będą sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Przetwarzającego.

10.4.Regulamin podlega prawu Rzeczypospolitej Polskiej.

10.5.Regulamin stanowi inny instrument prawny, o którym mowa w art. 28 ust. 3 RODO.

10.6.Regulamin obowiązuje od 9 października 2026 r.