Polityka Prywatności Serwisu Internetowego bilans.ai

1. ZAKRES ZASTOSOWANIA POLITYKI

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy wszystkich Użytkowników, tj. osób korzystających z Serwisu w jakikolwiek sposób, w tym Klientów, przedstawicieli oraz reprezentantów Klienta oraz osób, którym Klient przyznał dostęp do Konta.

2. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Twoich danych osobowych jest BILANS.AI prosta spółka akcyjna z siedzibą we Wrocławiu, ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 91 lok. 1, 50-019 Wrocław, dla której Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego przechowuje dokumentację spółki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0001268440, NIP: 8971979278, REGON: 545776997, kapitał akcyjny: 1 000,00 zł, która prowadzi Serwis („Administrator”).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

1. 1.korespondencyjnie, pod adresem: ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 91 lok. 1, 50-019 Wrocław;

2. 2.za pośrednictwem poczty elektronicznej poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres [email protected].

3. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w następującym zakresie:

1. 1.dane Konta: imię, nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz hasło, przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego; dla osób zaproszonych do Konta Klienta: imię, nazwisko, adres e-mail i rola w zespole;

2. 2.dane firmy: NIP podany przy rejestracji oraz dane pobrane na jego podstawie z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny – firma (nazwa), REGON, adres prowadzonej działalności gospodarczej, forma prawna i kody PKD; w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej są to dane osobowe przedsiębiorcy;

3. 3.dane rozliczeniowe: wybrany plan subskrypcji, historia płatności i wystawionych faktur, dane potrzebne do wystawienia faktury oraz oznaczenie zapisanej metody płatności (np. ostatnie cyfry karty); danych kart płatniczych nie otrzymujemy – przetwarza je operator płatności;

4. 4.dane techniczne i dotyczące bezpieczeństwa: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, daty logowania oraz zdarzenia bezpieczeństwa (np. nieudane logowania, zmiana hasła, włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego), a także identyfikator sesji zapisany w pliku cookie (Polityka cookies);

5. 5.dane z kontaktu: treść wiadomości przesłanych przez formularz wsparcia w Koncie, e-mailem lub pocztą oraz dane podane w tej korespondencji;

6. 6.dane z listy oczekujących, jeżeli się na nią zapiszesz: adres e-mail oraz opcjonalnie NIP i nazwa firmy;

7. 7.akceptacje dokumentów: data, wersja zaakceptowanego dokumentu (Regulaminu, Polityki Prywatności, regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych) i miejsce akceptacji (rejestracja, zaproszenie).

Dane zawarte w fakturach i innych dokumentach, które Klient importuje do Serwisu lub w nim wprowadza (np. dane kontrahentów Klienta), przetwarzamy w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający – na zasadach Regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych. Administratorem tych danych jest Klient.

4. ŹRÓDŁA POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Twoje dane osobowe zostały nam przekazane bezpośrednio przez Ciebie – np. przez formularz założenia Konta w Serwisie, zapytanie ofertowe, zakładkę „Kontakt”, e-mail, pocztę tradycyjną lub podczas rozmowy telefonicznej.

Jeżeli dane osobowe nie zostały podane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, zostały one przekazane przez podmiot, w imieniu którego osoba ta działa lub podmiot, który przekazał takie dane jako niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy na rzecz tego podmiotu.

Twoje dane osobowe mogły do nas trafić również za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur lub źródeł publicznie dostępnych (np. KRS, CEIDG, REGON).

5. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu:

1. 1.podjęcia działań na żądanie Użytkownika, przed zawarciem Umowy (np. utworzenia Konta i zachowania go w Serwisie), a także zawarcia i realizacji Umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

2. 2.wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

3. 3.realizacji obowiązków związanych z wystawianiem, przekazywaniem i przechowywaniem faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisami wykonawczymi;

4. 4.wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionymi interesami Administratora są:

   1. a)możliwość prawidłowego wykonywania Umowy z podmiotem, który przekazał nam Twoje dane osobowe, w tym utrzymywanie relacji biznesowych, zapewnienie bieżącej komunikacji i identyfikacja osób uprawnionych do realizacji Umowy;

   2. b)możliwość prawidłowego rozliczenia się przez nas z podmiotem, który przekazał nam Twoje dane osobowe;

   3. c)organizowanie pracy i współpracy z naszymi dostawcami, kontrahentami, partnerami, a także Użytkownikami, Klientami i innymi osobami, w tym właściwe zarządzanie naszą infrastrukturą;

   4. d)zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji oraz przywrócenia gotowości do pracy (tworzenie kopii zapasowych);

   5. e)zarządzanie ryzykiem oraz ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.

6. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych jest niezbędne do założenia Konta w Serwisie oraz realizacji praw i obowiązków wynikających z Umowy i Regulaminu. Niepodanie wymaganych danych uniemożliwi założenie Konta oraz zawarcie i realizację Umowy.

7. ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami Twoich danych osobowych są (mogą być):

1. 1.podmioty zewnętrzne świadczące dla nas usługi w zakresie dostarczania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji (AI);

2. 2.podmioty zewnętrzne współpracujące z nami w zakresie obsługi prawnej, obsługi księgowej, obsługi transakcji płatniczych, obsługi informatycznej, w tym hostingu, obsługi organizacyjnej, obsługi pocztowej i kurierskiej;

3. 3.organy publiczne, z wyjątkiem sytuacji, w których otrzymują Twoje dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub krajowym (w takich sytuacjach nie mamy obowiązku informowania Cię o ujawnieniu Twoich danych i ich Odbiorcach).

Operatorem płatności, za pośrednictwem którego Klient opłaca Abonament, jest PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu (serwis Przelewy24); operator przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator, na zasadach swojego regulaminu i polityki prywatności. Wykaz podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu (dostawca infrastruktury chmurowej, poczty elektronicznej, modeli AI, sieci pośredniczącej w ruchu do Serwisu i narzędzia do diagnostyki błędów) zawiera pkt 5.3 Regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych.

8. TRANSFER DANYCH

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Administrator informuje, że dane osobowe wykorzystywana w celu świadczenia Usług są przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terytorium państw EOG. Poza EOG mogą trafiać wyłącznie dane przetwarzane przez trzech dostawców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, w zakresie opisanym poniżej:

1. a)Anthropic (modele AI) – dane potrzebne do danej funkcji, po pseudonimizacji: nazwy kontrahentów oraz numery NIP, numery rachunków bankowych, adresy e-mail i numery telefonów zastępujemy pseudonimami, które odwracamy wyłącznie po stronie Serwisu; numerów faktur, numerów REGON, dat, kwot ani miejscowości nie zastępujemy – pełny zakres i wyjątki opisuje artykuł Wyłącznik AI i prywatność. Dane trafiają do dostawcy tylko wtedy, gdy przetwarzanie przez AI jest włączone (Konto → „Prywatność i dane”), a jeżeli zastąpienie danych pseudonimami się nie powiedzie, zapytanie nie jest wysyłane. Dostawca nie wykorzystuje przekazanych danych do trenowania swoich modeli;

2. b)Cloudflare – ruch sieciowy do Serwisu przechodzi przez sieć Cloudflare, która pośredniczy w połączeniach i chroni Serwis przed atakami; Cloudflare sprawdza też formularze (np. rejestracji) pod kątem botów na podstawie adresu IP i danych technicznych przeglądarki;

3. c)Sentry (diagnostyka błędów) – raporty o błędach aplikacji; przed wysłaniem usuwamy z nich dane osobowe, takie jak adresy e-mail.

Przekazanie następuje na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework), jeżeli odbiorca jest nią objęty, albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

W celu prawidłowej realizacji świadczonych przez nas usług możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w sposób zautomatyzowany, co może wiązać się z profilowaniem. Profilowanie może polegać na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych, w szczególności do analizy lub prognozy sytuacji ekonomicznej, finansowej oraz wiarygodności finansowej. Podczas profilowania możemy wykorzystywać oprogramowanie informatyczne oraz rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji.

Administrator nie podejmuje decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Wyniki wygenerowane przy pomocy oprogramowania informatycznego oraz sztucznej inteligencji, zawierające dane osobowe, mają wyłącznie charakter informacyjny i pomocniczy. Wygenerowane wyniki stanowią jedynie opracowanie, analizę lub podsumowanie danych i mają na celu ułatwienie ich samodzielnej analizy oraz podjęcie własnej decyzji przez Użytkownika. Ostateczna ocena wyników oraz decyzje podejmowane na ich podstawie zależą wyłącznie do swobodnego uznania człowieka, uwzględniającego kontekst i indywidualne okoliczności każdego przypadku.

10. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH

Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu, w jakim zostały zebrane i są przetwarzane lub od przepisów prawa lub zgód i innych Twoich oświadczeń. Co do zasady przetwarzamy dane do czasu, gdy staną się zbędne do realizacji celu, w jakim zostały zgromadzone, do momentu wycofania przez Ciebie zgody, na podstawie której określone dane zostały zebrane lub usunięcia danych z Serwisu.

Jeżeli założyłeś Konto w Serwisie, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać do czasu usunięcia Konta.

Jeżeli jesteś Klientem, przedstawicielem lub reprezentantem Klienta, osobą, której Klient przyznał dostęp do Konta, Twoje dane osobowe będziemy przechowywać przez okres realizacji Umowy lub w przypadku, gdy będziemy do tego zobowiązani przez obowiązujące przepisy prawa, dłużej, przez okres przewidziany takimi przepisami.

W przypadku danych przetwarzanych w celu dochodzenia roszczeń i ochrony przed nimi – nie dłużej niż do momentu upływu terminu przedawnienia wszystkich możliwych roszczeń, jakie Ty lub podmiot, który przekazał nam Twoje dane będzie mógł mieć wobec nas i jakie my będziemy mogli mieć wobec Ciebie lub podmiotu, który przekazał nam Twoje dane (6 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym takie roszczenia mogły najpóźniej powstać).

11. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE PRZETWARZAMY

Masz prawo zażądać od nas dostępu do dotyczących Cię danych osobowych, a także masz prawo do ich sprostowania lub usunięcia. Ponadto masz prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Możesz również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza RODO.

12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od 9 października 2026 r. W przypadku zmiany Polityki Prywatności nowa wersja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Serwisu.

W sprawach nieuregulowanych w Polityce Prywatności zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym RODO.