Automatyczny monitoring wykrywający 26 różnych zdarzeń.
bilans.ai sprawdza każdy dokument wchodzący do systemu i codziennie porównuje koszty firmy z ich historią. Gdy coś wymaga uwagi, powiadamia Ciebie i Twój zespół w aplikacji, e-mailem lub na telefonie.
Co wykrywa bilans.ai
Ustawienia powiadomień obejmują 26 rodzajów zdarzeń, w tym 9 w grupie „Bezpieczeństwo i nietypowe zdarzenia”. Najważniejsze działają od początku, pozostałe można dopasować do profilu firmy.
Kontrola faktur
Certyfikat KSeF i budżety
Trzy poziomy ważności
Każdy alert ma przypisany poziom ważności. Filtr „Waga” w Monitoringu pozwala wyświetlić wyłącznie alerty krytyczne.
Krytyczne — czerwone
Dokładny duplikat faktury, zmiana rachunku bankowego dostawcy, NIP spoza rejestru GUS i błąd importu z KSeF. Wykryte nieprawidłowości pozostają widoczne w Monitoringu także po wyłączeniu powiadomień.
Ostrzeżenia — pomarańczowe
Zbliżony duplikat, skok ceny pozycji, nietypowa kwota faktury, wygasający certyfikat KSeF i wykorzystanie 90% budżetu. Powiadomienia e-mail o ostrzeżeniach włącza się w ustawieniach.
Informacyjne — niebieskie
Nowa faktura kosztowa i faktury pobrane przez automatyczny import. Domyślnie wyłączone, żeby nie przesłaniały ważniejszych zdarzeń.
Powiadomienia tam, gdzie pracujesz
Przy każdej regule wybierasz kanały i wagę, od której przychodzi powiadomienie. Kontrole faktur od początku wysyłają e-mail o sprawach krytycznych, a nieprawidłowości w fakturach są zawsze widoczne w Monitoringu.
W aplikacji
Lista alertów w zakładce Monitoring, z licznikiem w menu bocznym i podglądem ostatnich powiadomień po najechaniu na tę pozycję. Dostępne również w planie Darmowym.
E-mail
Wiadomość z najważniejszymi danymi alertu, takimi jak dostawca, numer faktury i kwota, oraz z przyciskiem prowadzącym do aplikacji.
Na telefonie
Aplikacja mobilna na iOS i Android, od planu Pro. Powiadomienie podaje poziom ważności i rodzaj zdarzenia, bez nazw kontrahentów i kwot; szczegóły wyświetlają się po jego otwarciu.
Dopasowanie do firmy
Ustawienia domyślne są odpowiednie dla większości firm, a każdą regułę można zmienić.
Próg kwoty dla dużych faktur
Alert o fakturze kosztowej z KSeF powyżej 10 000 zł brutto. Próg można podnieść, na przykład do 50 000 zł.
Włącznik przy każdej regule
Każdą regułę można wyłączyć jednym przełącznikiem, bez wpływu na pozostałe.
Minimalna waga powiadomień
Przy kontrolach faktur można wybrać, od jakiego poziomu wysyłać powiadomienia: tylko krytyczne, ostrzeżenia i krytyczne albo wszystkie.
Przycisk „Test”
Wysyła przykładowy alert włączonymi kanałami, aby sprawdzić, czy e-mail i powiadomienie na telefonie docierają.
Zadanie ze sprawy
Ze sprawy w Monitoringu tworzysz zadanie z osobą odpowiedzialną i terminem (plan Pro).
Korzyści
Ochrona przed podwójną zapłatą
Duplikaty faktur i pozycji widoczne przed zapłatą.
Mniejsze ryzyko podszycia pod dostawcę
Nowy numer konta dostawcy oznaczony jako alert krytyczny.
Weryfikacja nowych kontrahentów
NIP nowego dostawcy sprawdzony w rejestrze GUS.
Kontrola cen i kwot
Ostrzeżenie o skoku ceny pozycji i nietypowej kwocie faktury.
Automatyczny monitoring
Kontrola każdej faktury kosztowej z KSeF.
Szybka reakcja na nieprawidłowości
Najważniejsze alerty także e-mailem lub na telefonie.
Ciągłość importu z KSeF
Przypomnienia przed wygaśnięciem certyfikatu.
Jasny przepływ informacji i odpowiedzialności
Zadanie utworzone z alertu, z osobą odpowiedzialną i terminem (plan Pro).