System alertów

Każda nowo zaimportowana faktura kosztowa. Domyślnie wyłączone.

Kwota brutto przekracza próg ustawiony w regule. Domyślnie 10 000 zł, podnosisz w ustawieniach dla swojej firmy (np. 50 000 zł).

Faktura od dostawcy, który nigdy wcześniej nie pojawił się w Twojej bazie. Sygnał do weryfikacji uprawnień zakupowych — czy ktoś nie kupuje poza procesem.

Ręczny import padł — KSeF zwrócił błąd, token wygasł, certyfikat odrzucony. Pełne info w historii importu, link prowadzi do strony /import.

Codzienny automatyczny import zakończony sukcesem. Domyślnie wyłączone — większość ludzi nie chce mieć codziennego maila o tym.

Codzienny automatyczny import padł (uruchomienie o 04:17 nad ranem). Deduplikacja w obrębie doby — ponowna próba nie zaspamuje skrzynki.

Alert, gdy do końca ważności certyfikatu firmy zostaje 14 dni lub mniej — sprawdzane przy nocnym imporcie, najwyżej raz w miesiącu. Niezależnie od tej reguły przypomnienia e-⁠mailem przychodzą na 30, 14, 7 i 1 dzień przed wygaśnięciem, w dniu wygaśnięcia i 7 dni po nim. Po wygaśnięciu automatyczny import z KSeF zatrzymuje się do czasu odnowienia certyfikatu.

Firma cofnęła bilans.ai uprawnienie do odczytu faktur w KSeF (albo nie zostało nadane) — importy stoją do ponownego nadania dostępu w ustawieniach połączenia z KSeF. Raz na dobę, bez dodatkowego alertu o błędzie automatycznego importu.

Wykorzystanie budżetu kosztowego osiąga próg ostrzeżenia — domyślnie 90%, próg można zmienić dla każdego budżetu. Po osiągnięciu 100% planu alert ma poziom krytyczny.

Prognoza wydatków na koniec okresu przekracza plan budżetu kosztowego, choć próg ostrzeżenia nie został jeszcze osiągnięty. Prognoza uwzględnia dni robocze i jest liczona po upływie co najmniej jednej czwartej okresu. Alert przychodzi raz na okres budżetu.

Okres budżetu sprzedażowego zakończył się, a sprzedaż nie osiągnęła 85% celu. Ocena następuje dopiero po zamknięciu okresu, podczas codziennego sprawdzenia o 07:45. Alert przychodzi raz na okres budżetu.

Suma narastająco od początku roku porównana z proporcjonalnym ułamkiem poprzedniego roku. Jeśli zboczyłeś o ponad 15% w górę lub w dół — flaga.

Po imporcie: jeśli ≥ 30% faktur klasyfikowanych przez AI wpadło do kategorii „INNE" (próbka min. 5 faktur), dostajesz informację. Sygnał, żeby zweryfikować i ewentualnie utworzyć własne kategorie.

Trójka NIP + numer faktury + data wystawienia istnieje 2× w bazie. Klasyczna pomyłka systemowa albo próba podwójnego rozliczenia tego samego dokumentu.

Ta sama kwota netto od tego samego dostawcy w ±7 dniach, ale różny numer faktury. Często powielenie tego samego dokumentu z innym numerem albo pomyłka procesu.

Nowy numer rachunku bankowego dla dostawcy, który ma 3+ wcześniejsze faktury w bazie. Klasyczne podszywanie się pod dostawcę („oszustwo na nadpłatę") — flaga, zanim wyślesz przelew nie tam.

Pierwsza faktura od nowego dostawcy. Sprawdzamy NIP w rejestrze REGON prowadzonym przez GUS — jeśli go tam nie ma, dostajesz alert, zanim zapłacisz.

Pozycja o podobnym opisie (co najmniej 96% podobieństwa) + kwota ±5% od tego samego dostawcy w ±14 dniach. Łapie podwójne fakturowanie tej samej usługi z innym numerem.

Cena jednostkowa o co najmniej 30% wyższa od typowej ceny z 6 miesięcy dla podobnych opisów (co najmniej 91% podobieństwa, ta sama jednostka). Łapie po cichu podniesione stawki dostawców.

Kwota netto faktury z ostatnich 30 dni wyższa od średniej z 180 dni u tego dostawcy o ponad trzy odchylenia standardowe; powyżej pięciu odchyleń alert ma poziom krytyczny. Kontrola obejmuje dostawców z co najmniej pięcioma fakturami w tym okresie.

Koszty kategorii rosły o ponad 10% miesiąc do miesiąca przez trzy kolejne miesiące, licząc do ostatniego pełnego miesiąca. Średni wzrost powyżej 25% miesięcznie oznacza poziom krytyczny.

Dostawca, który w ostatnich 30 dniach znalazł się wśród 10 dostawców o największej sumie faktur netto, a w 90 dniach wcześniej nie było od niego żadnej faktury. Suma powyżej 50 000 zł oznacza ostrzeżenie, niższa — poziom informacyjny. Zdarzenie nigdy nie ma poziomu krytycznego, dlatego przy domyślnym progu wagi e-⁠mail nie jest wysyłany.

Przy kategoryzacji pozycji z udziałem AI do drzewa kategorii dodano nowe gałęzie. Zmiany można przejrzeć i poprawić w ustawieniach kategorii. Reguła jest informacyjna, ale domyślnie włączona — bez niej struktura kategorii zmieniałaby się bez wiedzy użytkownika.

Nowe gałęzie drzewa kategorii zaproponowane przez AI nie przeszły kontroli jakości, dlatego część pozycji została bez kategorii. Te pozycje wrócą do automatycznej kategoryzacji.

Pipeline rekomendacji policzył nową kartę oszczędności po ostatnim przebiegu. Sprawdź listę w zakładce Rekomendacje — każda karta ma wyliczoną kwotę i dowód.

Rekomendacja, którą masz na liście, ma zalecany termin działania w ciągu najbliższych 7 dni.