System alertów

bilans.ai pilnuje Twoich faktur 24/7 i powiadamia gdy coś odbiega od normy. 16 typów zdarzeń, 3 kanały dostarczenia, 3 poziomy ważności, alerty przechowywane 90 dni.

Jak to działa

Zdarzenie generowane jest automatycznie przez system w tle (po imporcie faktury, podczas nocnego przeglądu albo w cyklicznym sprawdzeniu). Aplikacja dopasowuje Twoje reguły powiadomień i dostarcza alert wybranymi kanałami. Każde dostarczenie jest odnotowane.

  1. Wykrycie zdarzenia. System zauważa coś wartego uwagi: nowa faktura, anomalia, błąd importu, wygasający certyfikat.
  2. Dopasowanie reguły. Sprawdzamy, czy masz włączoną regułę dla tego typu, czy poziom ważności mieści się w Twoim filtrze i czy warunki dodatkowe (np. próg kwoty) są spełnione.
  3. Dostarczenie. Dla każdego kanału z osobna: wstawiamy do Skrzynki, wysyłamy mail, wysyłamy powiadomienie na telefon.
  4. Czas przechowywania. Po 90 dniach alert jest usuwany — i tak biznesowo nieaktualny.

Pełen katalog — 16 typów alertów

Każdy alert ma kod systemowy (do integracji), nazwę (w aplikacji), poziom ważności i flagę „domyślnie włączone". Krytyczne i ostrzegawcze są domyślnie aktywne. Informacyjne — domyślnie wyłączone.

Bezpieczeństwo finansowe

Sześć detektorów wykrywania nadużyć, które uruchamiają się po każdym imporcie z KSeF. Cztery z nich krytyczne — wysyłają alert wszystkimi kanałami, żebyś mógł zareagować zanim zapłacisz albo zaksięgujesz dokument w swoim systemie.

Krytyczny

Duplikat faktury (dokładny)

Domyślnie włączony

Trójka NIP + numer faktury + data wystawienia istnieje 2× w bazie. Klasyczna pomyłka systemowa albo próba podwójnego rozliczenia tego samego dokumentu.

anomaly.duplicate-exact
Ostrzeżenie

Duplikat faktury (zbliżony)

Domyślnie włączony

Ta sama kwota netto od tego samego dostawcy w ±7 dniach, ale różny numer faktury. Często powielenie tego samego dokumentu z innym numerem albo pomyłka procesu.

anomaly.duplicate-fuzzy
Krytyczny

Zmiana numeru konta dostawcy

Domyślnie włączony

Nowy numer rachunku bankowego dla dostawcy, który ma 3+ wcześniejsze faktury w bazie. Klasyczne podszywanie się pod dostawcę („oszustwo na nadpłatę") — flaga zanim wyślesz przelew nie tam.

anomaly.iban-mismatch
Krytyczny

NIP dostawcy nieaktywny

Domyślnie włączony

Pierwsza faktura od nowego dostawcy. Pytamy GUS o status NIP-u — jeśli WYKREŚLONA lub ZAWIESZONA, dostajesz alert zanim zapłacisz.

anomaly.gus-nip-inactive
Ostrzeżenie

Duplikat pozycji faktury

Domyślnie włączony

Pozycja o podobnym opisie (co najmniej 95% podobieństwa) + kwota ±5% od tego samego dostawcy w ±14 dniach. Łapie podwójne fakturowanie tej samej usługi z innym numerem.

anomaly.duplicate-line-fuzzy
Ostrzeżenie

Skok ceny pozycji

Domyślnie włączony

Cena jednostkowa o co najmniej 30% wyższa od mediany z 6 miesięcy dla podobnych opisów (co najmniej 85% podobieństwa, ta sama jednostka). Łapie po cichu podniesione stawki dostawców.

anomaly.price-spike-per-item

Anomalie operacyjne

Trzy detektory uruchamiane raz dziennie podczas nocnego przeglądu (07:00). Wymagają stabilnej historii — nowe konto zaczyna dostawać te alerty po 2-3 miesiącach. Plus odchylenie od prognozy.

Ostrzeżenie

Odchylenie od prognozy

Domyślnie włączony

Suma narastająco od początku roku porównana z proporcjonalnym ułamkiem poprzedniego roku. Jeśli zboczyłeś o ponad 15% w górę lub w dół — flaga.

forecast.deviation
Ostrzeżenie

Faktura powyżej progu

Domyślnie włączony

Kwota brutto przekracza próg ustawiony w regule. Domyślnie 10 000 zł, podnosisz w ustawieniach dla swojej firmy (np. 50 000 zł).

invoice.cost.large
Ostrzeżenie

Nieznany kontrahent

Domyślnie włączony

Faktura od dostawcy, który nigdy wcześniej nie pojawił się w Twojej bazie. Sygnał do weryfikacji uprawnień zakupowych — czy ktoś nie kupuje poza procesem.

supplier.unknown

Stan integracji KSeF

Cztery alerty pilnujące, żeby integracja działała. Wszystkie krytyczne (poza sukcesem automatycznego importu, który jest informacyjny i wyłączony domyślnie).

Krytyczny

Błąd importu KSeF

Domyślnie włączony

Ręczny import padł — KSeF zwrócił błąd, token wygasł, certyfikat odrzucony. Pełne info w historii importu, link prowadzi do strony /import.

ksef.import.failed
Krytyczny

Automatyczny import: błąd

Domyślnie włączony

Codzienny automatyczny import padł (uruchomienie 04:17 nad ranem). Deduplikacja w obrębie doby — ponowna próba nie zaspamuje skrzynki.

ksef.autoimport.failed
Ostrzeżenie

Certyfikat KSeF wygasa

Domyślnie włączony

Codzienne sprawdzenie (08:00). Ostrzeżenie 14 / 7 / 1 dzień przed wygaśnięciem certyfikatu kwalifikowanego.

ksef.cert.expiring
Informacyjny

Automatyczny import: nowe faktury

Domyślnie wyłączony

Codzienny automatyczny import zakończony sukcesem. Domyślnie wyłączone — większość ludzi nie chce mieć codziennego maila o tym.

ksef.autoimport.success

Budżet i klasyfikacja

Trzy alerty związane z budżetami i jakością klasyfikacji AI. Wszystkie dostrajalne, większość domyślnie włączona.

Ostrzeżenie

Przekroczenie budżetu

Domyślnie włączony

Próg 90% i 100% budżetu kategorii. 90% → ostrzeżenie. Po przekroczeniu 100% → poziom ważności podnosi się do krytycznego.

budget.threshold
Informacyjny

Niepewna klasyfikacja

Domyślnie wyłączony

Po imporcie: jeśli ≥ 30% faktur klasyfikowanych przez AI wpadło do kategorii „INNE" (próbka min. 5 faktur), dostajesz informację. Sygnał, żeby zweryfikować i ewentualnie utworzyć własne kategorie.

classification.low_confidence
Informacyjny

Nowa faktura kosztowa

Domyślnie wyłączony

Każda nowo zaimportowana faktura kosztowa. Domyślnie wyłączone.

invoice.cost.new

Trzy poziomy ważności

Krytyczne

Wymaga natychmiastowej reakcji

Krytyczne

Duplikaty, podmiana numeru rachunku, NIP wykreślony, błąd integracji KSeF. Zawsze widoczne, powiadomienie na telefon z najwyższym priorytetem. Krytycznych nie da się wyciszyć.

Ostrzeżenia

Warto zerknąć

Ostrzeżenia

Anomalie cenowe, urywanie się trendów, próg budżetowy, certyfikat za 14 dni. Domyślnie włączone, dostrajalne — możesz ustawić własne progi i kanały.

Informacyjne

Do wglądu

Informacyjne

Nowa faktura kosztowa, udany automatyczny import, niska pewność klasyfikacji AI. Domyślnie wyłączone — włącz świadomie tylko wtedy, gdy chcesz pełnej widoczności.

Trzy kanały dostarczenia

Każda z 16 reguł ma niezależny zestaw kanałów. Skrzynka w aplikacji łapie wszystko nawet wtedy, gdy mail i powiadomienia na telefon są wyłączone — to jedyne miejsce, gdzie nigdy niczego nie tracisz.

W aplikacji (Skrzynka)

Domyślnie włączone — wszystkie plany

Skrzynka pod /alerty. Czerwona plakietka w bocznym menu pokazuje liczbę nieprzeczytanych. Oznaczanie pojedynczo lub hurtowo. Wszystkie 16 typów dostarczanych nawet bez maila i powiadomień na telefon.

Mail

Domyślnie wyłączone — włączasz świadomie

Wiadomość od no-reply@bilans.ai, 3-5 najważniejszych faktów wyciągniętych z treści alertu, link prowadzący do szczegółów.

Powiadomienia w telefonie

Domyślnie wyłączone — wymaga aplikacji mobilnej

Aplikacja iOS/Android. Bezpieczne treści — bez nazw firm, kwot i numerów faktur na ekranie blokady. Pełne dane dopiero po odblokowaniu i otwarciu aplikacji przez szyfrowane połączenie.

Gdzie ustawiasz reguły

Pod /alerty → Reguły widzisz listę 16 typów. Każda reguła ma:

  • Włącznik. Wyłączasz alert całkowicie.
  • Trzy pola wyboru kanałów. W aplikacji / Mail / W telefonie — ustawiasz niezależnie.
  • Przycisk „Wyślij próbnie". Wysyła przykładowy alert do Ciebie — sprawdzasz, czy mail i powiadomienie na telefon faktycznie dochodzą, zanim coś naprawdę się wydarzy.
  • Próg kwoty (tylko „Faktura powyżej progu"). Domyślnie 10 000 zł, podnosisz np. do 50 000.
Lista reguł alertów — toggle on/off, pola wyboru kanałów (w aplikacji / mail / w telefonie), przycisk wysyłki próbnej
/alerty → Reguły — lista 16 typów z włącznikiem, kanałami i przyciskiem wysyłki próbnej.

Wyłącznik AI

W Konto → Prywatność masz suwak „Wyłącz funkcje AI". Jeden klik blokuje:

  • Klasyfikator AI faktur (zostaje klasyfikacja regułowa — działa, ale słabsza)
  • Komentarze do anomalii pisane przez AI
  • Codzienne wnioski i podsumowania AI w raportach
  • Powiadomienia na telefon o anomaliach i prognozach

Detektory działające na regułach (odchylenie od średniej, sumy kontrolne, sprawdzenie NIP-u w GUS) działają normalnie. Skrzynka w aplikacji i mail też — tylko powiadomienia na telefon idą na pauzę.

Czas przechowywania alertów

Alerty starsze niż 90 dni są codziennie kasowane podczas nocnego sprzątania (05:00 nad ranem). Po tym czasie informacje są biznesowo nieaktualne — i tak nikt nie reaguje na alert sprzed kwartału. Anomalie zapisane pod /anomalie trzymamy bez ograniczenia czasowego.

Co jeśli czegoś brakuje

Nowe konto — nie dostaję anomalii

To celowe. Każdy detektor ma wymagane minimum historii (np. 5 faktur od dostawcy dla wykrywania faktur odstających, 3 miesiące dla wykrywania urywanych trendów). Po 2-3 miesiącach zaczyna być produktywny. Tylko detektory wykrywania nadużyć (duplikat, podmiana rachunku, NIP w GUS) działają od pierwszego importu.

Brak budżetów — alerty budżetowe nieaktywne

Nie zdefiniowałeś budżetów, więc nie ma do czego porównać kosztów. Reguła pozostaje na liście, ale nigdy nie zadziała. Zacznij od /budzety — AI proponuje, akceptujesz lub korygujesz.

Aplikacja mobilna nie zainstalowana

Kanał powiadomień na telefon jest pomijany ze statusem „brak urządzenia". Skrzynka i mail działają normalnie. Jak tylko zainstalujesz aplikację i się zalogujesz, powiadomienia zaczynają działać dla kolejnych alertów.