Bezpieczeństwo danych

Jak chronimy dane finansowe firmy: co szyfrujemy i czym, kto ma dostęp do danych, jak długo przechowujemy kopie zapasowe i jakie prawa masz jako klient.

Architektura bezpieczeństwa

bilans.ai dzieli system na trzy strefy:

Strefa publiczna

Aplikacja webowa, aplikacja mobilna i API. Połączenia szyfrowane protokołem TLS, ograniczona liczba zapytań na sekundę i na minutę, ruch przechodzi przez sieć chroniącą przed atakami sieciowymi.

Strefa danych

Baza danych z oddzieleniem danych poszczególnych firm. Oryginalne pliki XML faktur są szyfrowane kluczem wyprowadzanym osobno dla każdej firmy. Pozostałe dane — nagłówki i pozycje faktur, kontrahenci, dane użytkowników — są przechowywane w bazie, której dyski szyfruje dostawca infrastruktury.

Strefa kluczy

Certyfikaty i klucze KSeF szyfruje, przechowuje i odszyfrowuje osobna usługa, która zapisuje każdą operację w swoim rejestrze. Szyfrowanie jest kopertowe (AES-256-GCM): każdy dokument ma własny klucz, zaszyfrowany kluczem firmy, a klucz firmy jest wyprowadzany z klucza głównego. Klucz główny trzymamy poza bazą danych — w menedżerze sekretów infrastruktury. Sama kopia bazy nie wystarczy, by odczytać certyfikaty.

Szyfrowanie

Podczas przesyłania — TLS

Połączenia przeglądarki, aplikacji mobilnej i integracji z bilans.ai są szyfrowane protokołem TLS, a certyfikaty są odnawiane automatycznie. Połączenia usług z bazą danych również są szyfrowane.

W bazie danych — szyfrowanie kopertowe wybranych danych

Szyfrowaniem kopertowym obejmujemy certyfikaty i klucze KSeF oraz oryginalne pliki XML faktur: każdy dokument ma własny klucz, zaszyfrowany kluczem wyprowadzanym dla danej firmy z klucza głównego. Bez klucza głównego te dane są nieczytelne. Pozostałe dane w bazie chroni szyfrowanie dysków po stronie dostawcy infrastruktury.

Kopie zapasowe

Kopie zapasowe bazy danych wykonuje dostawca zarządzanej bazy danych w Unii Europejskiej i przechowuje je przez 14 dni. Kopie są szyfrowane przez dostawcę, a certyfikaty KSeF i pliki XML faktur są w nich dodatkowo zaszyfrowane naszym kluczem.

Rejestr zdarzeń

Logowania do aplikacji i każda operacja na certyfikatach KSeF są zapisywane w rejestrze zdarzeń. Aplikacja może do rejestru tylko dopisywać — nie zmienia ani nie usuwa wpisów. Wpisy podlegają retencji: adresy IP w rejestrze logowań usuwamy po 30 dniach, a same wpisy po 90 dniach; przy usunięciu konta usuwamy również wpisy dotyczące firmy. Wgląd we wpisy dotyczące Twojej firmy udostępniamy na żądanie przez kontakt z naszym wsparciem.

Zgodność z prawem

  • RODO — konto możesz usunąć w dowolnej chwili, a na żądanie udostępniamy kopię Twoich danych w ustrukturyzowanym formacie (art. 20 RODO). Polityka prywatności napisana po polsku, czytelnym językiem.
  • DPA — umowę powierzenia przetwarzania danych zawierasz, akceptując ją przy rejestracji. Jej treść, wraz z listą podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu, jest dostępna na stronie DPA.
  • KSeF — faktury pobieramy w aktualnym schemacie FA(3), a do KSeF logujemy się certyfikatem KSeF firmy z podpisem XAdES. Zaimportowane faktury usuwamy razem z kontem, więc bilans.ai nie zastępuje archiwum faktur wymaganego przepisami.
  • Lokalizacja danych — bazę danych i serwery aplikacji utrzymujemy w Unii Europejskiej. Ruch sieciowy przechodzi przez sieć dostawcy chroniącego przed atakami, a raporty błędów aplikacji trafiają do zewnętrznego serwisu monitorowania; obaj dostawcy są wymienieni w DPA. Osobno działają funkcje oparte na modelach językowych: dane przekazywane do tych modeli przetwarza w swojej infrastrukturze Anthropic. Wektory podobieństwa opisów pozycji faktur wylicza model działający w infrastrukturze bilans.ai, bez przekazywania opisów dostawcy zewnętrznemu. Przed wysyłką do modelu językowego nazwy kontrahentów, numery NIP, numery rachunków, adresy e-mail i numery telefonów zastępujemy pseudonimami; pełny zakres i wyjątki opisujemy w artykule Wyłącznik AI i prywatność. Przetwarzanie przez modele językowe możesz wyłączyć w Ustawienia → Prywatność i AI.

Twoje dane są Twoje

  • Eksport — na żądanie udostępniamy kopię Twoich danych w ustrukturyzowanym, uniwersalnym formacie (art. 20 RODO). Wystarczy napisać do naszego wsparcia.
  • Usunięcie — usunięcie konta jest natychmiastowe i nieodwracalne; wymaga potwierdzenia hasłem i wpisania frazy potwierdzającej. Danych firmy w aplikacji nie da się później przywrócić. Podstawowe dane rejestrowe i kontaktowe firmy (NIP, adres, e-mail, telefon) przechowujemy jeszcze przez 730 dni.
  • Brak sprzedaży danych — nigdy nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych klientów stronom trzecim. To nie jest tylko polityka — to nasz model biznesowy. Zarabiamy na subskrypcjach.
  • Wyłączenie AI — właściciel firmy może wyłączyć przetwarzanie danych firmy przez modele językowe. Przełącznik znajdziesz w Ustawienia → Prywatność i AI. Zachowujesz funkcje, które nie korzystają z modelu językowego; funkcje oparte na modelu są wtedy niedostępne albo działają w wersji bez modelu, a kategorie pozycji faktur są przypisywane wyłącznie lokalnie. Przełącznik nie obejmuje wyliczania wektorów podobieństwa opisów pozycji, które odbywa się w infrastrukturze bilans.ai bez udziału dostawcy zewnętrznego.

Znalazłeś podatność?

Doceniamy odpowiedzialne zgłoszenia. Jeśli odkryłeś lukę bezpieczeństwa, napisz na [email protected] — staramy się odpowiadać możliwie szybko. Prosimy o przekazanie informacji w pierwszej kolejności do nas — daj nam czas na poprawkę przed publikacją.