Rekomendacje oszczędności na podstawie dokumentów finansowych.
bilans.ai używa zaawansowanych technologicznie metod wykrywania potencjalnych oszczędności w kosztach. Przykładamy dużą wagę do dokładności i elastyczności procesu. Finalna decyzja jest zawsze po stronie człowieka.
Jak działają rekomendacje
- Specjalny moduł wyszukujący oszczędności analizuje przychodzące do firmy dokumenty i decyduje o potencjalnych oszczędnościach.
- Rolą użytkownika jest nadzór nad procesem i finalna decyzja o dalszych krokach.
- System wyszukuje i weryfikuje faktury, zbiera oferty z rynku (plan Max) i podpowiada, jak rozmawiać lub negocjować z dostawcą.
Obszary działania
Wsparcie rozmowy z dostawcą
Co zawiera rekomendacja
Nagłówek z kwotą
Tytuł z opisem rekomendacji, na przykład „Różne terminy płatności u jednego dostawcy”, nazwa dostawcy lub pozycji i szacowana kwota w złotych miesięcznie.
Opis i wykres
Opis z liczbami z faktur i wykres dopasowany do rodzaju rekomendacji: rozpiętość terminów płatności, porównanie cen, wzrost ceny albo kwoty miesięczne.
„Co zrobić”
Proponowany następny krok, na przykład prośba do dostawcy o ujednolicenie terminu płatności albo rozmowa o powodzie podwyżki.
Liczby i faktury źródłowe
Rozwijana lista wartości, na których opiera się rekomendacja, z datą sprawdzenia przy każdej z nich, oraz faktury, z których pochodzą.
Jak liczone są kwoty
Szacunki otwartych rekomendacji i kwota zaoszczędzona to dwie osobne miary.
Poprawność kwot
Każda rekomendacja opiera się na danych z faktury i przechodzi kilkuetapową weryfikację pod względem poprawności, zarówno pod względem oszczędności, jak i obliczeń.
Wszystkie kwoty oszczędności pochodzą z deterministycznych metod obliczeniowych
Modele AI służą do analizy i opisów, a liczby wstawia system ze sprawdzonych danych. Wszystko jest restrykcyjnie sprawdzane.
Trzy rodzaje potencjalnych oszczędności
- Rekomendacje wynikające z aktualnych cen zakupu
- Wyszukiwanie trendów i unikanie podwyżek
- Optymalizacja operacji wynikających z terminów płatności
Kwoty „Zaoszczędzone”
Obejmują wyłącznie zmiany zmierzone na rzeczywistych fakturach z okresu po uruchomieniu rekomendacji i obliczane są różnymi metodami w zależności od typu rekomendacji. Ogólna kwota oszczędności jest łatwo widoczna w podsumowaniu strony.
Wyłączenie AI
Zawsze możesz wyłączyć całkowicie przetwarzanie danych przez AI. Rekomendacje powstają wtedy z opisami standardowymi, a obliczenia nadal opierają się na metodach matematycznych. Niektóre opcje programu mogą być wtedy niedostępne, np. analiza umów, pisma i wyszukiwanie ofert.
Rekomendacja jest wstępem do dalszych działań
Osoba decyzyjna podejmuje dalsze działania, a bilans.ai wspiera proces na każdym etapie.
„Stwórz zadanie”
Przenosi rekomendację do statusu „W realizacji” i tworzy zadanie w module Zadania z przypisaną osobą i notatką. Osoba przypisana przez kogoś innego dostaje wiadomość e-mail.
Propozycje z Twoich danych
Na liście zadań pojawiają się otwarte rekomendacje i świeże sprawy z Monitoringu, które nie mają jeszcze zadania. Zadanie powstaje dopiero po kliknięciu „Zleć zadanie”.
Odłożenie i odrzucenie
Rekomendację można odłożyć na 7, 30 albo 90 dni lub odrzucić z podaniem powodu, na przykład „Nieopłacalna” albo „Już załatwione”. Menu „⋯” wyłącza podobne rekomendacje dla dostawcy albo kategorii.
Terminy
O rekomendacji z terminem działania przypomina powiadomienie na 7 dni przed terminem. Zadania przypominają o terminie dzień wcześniej i po jego upływie.
Historia
Pełny przebieg rekomendacji: zmiany stanu, ponowne wyceny, notatki i zmiany osoby przypisanej do zadania.
Pismo i oferty (plan Max)
Szkic pisma do dostawcy z liczbami z rekomendacji, a przy wzroście i różnicach cen aktualne oferty z rynku.
„Przeanalizuj z AI”
Rozmowa z asystentem AI o tej rekomendacji, z dostępem do jej liczb i do faktur firmy.
Korzyści
Oszczędności w kosztach zakupów
Rekomendacje z kwotą wyliczoną na fakturach firmy.
Lepsza kontrola nad zakupami
Ceny tych samych pozycji porównane u różnych dostawców.
Jasny przepływ informacji i odpowiedzialności
Zadania z osobą odpowiedzialną i terminem.
Automatyczny monitoring
Analiza faktur bez ręcznych zestawień.
Mocniejsza pozycja w negocjacjach
Liczby z faktur jako argumenty w rozmowie z dostawcą.
Błędy wychwycone przed zapłatą
Duplikaty i błędy rachunkowe na fakturach.
Mniej nieoczekiwanych podwyżek
Ostrzeżenie o rosnących cenach i zbliżającym się odnowieniu umowy.
Lepsza płynność finansowa
Gotówka uwolniona dzięki korzystniejszym terminom płatności.
Automatyzuj wyszukiwanie oszczędności
bilans.ai wskazuje, gdzie przepłacasz, sprawdza każdą kwotę na fakturach i przygotowuje rozmowę z dostawcą. O tym, co dalej, decydujesz Ty.