Podłączenie KSeF

1. Pobierz plik do podpisu. Kreator pobiera z KSeF jednorazowe wyzwanie i zapisuje na dysku plik bilans-ksef-<NIP>.xml. Plik nie zawiera haseł ani kluczy — potwierdza tylko, że osoba uprawniona w firmie nadaje bilans.ai prawo do przeglądania faktur. Od pobrania masz 10 minut na podpis i wgranie; kreator pokazuje licznik, a po czasie prosi o nowy plik.
2. Podpisz na gov.pl. Przycisk „Podpisz na gov.pl” otwiera w nowej karcie rządową stronę podpisu zaufanego: wskazujesz pobrany plik, logujesz się Profilem Zaufanym i pobierasz podpisany plik .xml. Masz podpis kwalifikowany albo pieczęć z NIP-em firmy? Podpisz ten sam plik w programie swojego dostawcy podpisu (podpis XAdES otaczany). Spółka bez pieczęci: plik podpisuje osoba wskazana w ZAW-FA.
3. Wgraj podpisany plik. bilans.ai w jednorazowej sesji z Twojego podpisu nadaje sobie uprawnienie, sprawdza własnym certyfikatem, że KSeF już je widzi, i tę sesję zamyka. Trwa to kilka sekund; podpisanego pliku ani tokenów z tej sesji nie zapisujemy.

Po sukcesie firma jest połączona: automatyczny import jest włączony, a od razu rusza pierwsze pobranie — faktury zakupowe i sprzedażowe od 1 kwietnia 2026 do dziś. Kreator przenosi Cię na stronę Import, gdzie widać postęp. Jeśli w tej chwili trwa import z pliku, pierwsze pobranie z KSeF zrobi nocny przebieg albo uruchomisz je ręcznie na tej samej stronie.

Uprawnienie nadaje osoba, która zarządza uprawnieniami firmy w KSeF: właściciel jednoosobowej działalności, osoba wskazana w ZAW-FA, spółka swoją pieczęcią albo osoba, której nadano zarządzanie uprawnieniami.

1. Otwórz Aplikację Podatnika KSeF — bezpłatny serwis Ministerstwa Finansów. Zaloguj się przez login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-⁠dowód) albo podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną. Jako identyfikator wybierz „NIP podmiotu” i wpisz NIP swojej firmy.
2. W menu po lewej wybierz Uprawnienia → Nadaj uprawnienie. W polu „Rodzaj uprawnienia” wybierz „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
3. Wpisz NIP 8971979278 i pełną nazwę „BILANS.AI P.S.A.” (oba pokazuje też kreator w bilans.ai). W „Zakresie uprawnień” zaznacz tylko „przeglądania faktur”. Nie zaznaczaj „wystawiania faktur” ani „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”.
4. Kliknij „Nadaj uprawnienia” i odświeżaj („Odśwież”), aż zobaczysz „Zakończono pomyślnie” — to może potrwać kilka minut. Wróć do bilans.ai i kliknij „Sprawdź połączenie”.

Sprawdzimy własnym certyfikatem, czy KSeF widzi uprawnienie, i uruchomimy pierwsze pobranie. Jeśli KSeF jeszcze go nie widzi, zobaczysz „KSeF nie widzi jeszcze uprawnienia dla bilans.ai w tej firmie” — odczekaj chwilę i spróbuj ponownie.

Uprawnienie cofasz w Aplikacji Podatnika KSeF:

1. W menu po lewej wybierz Uprawnienia → Zarządzaj uprawnieniami i zakładkę „Obowiązujące uprawnienia”.
2. Zaznacz wiersz „NIP: 8971979278” — w kolumnie „Uprawniony” jest NIP bilans.ai, nie nazwa.
3. Kliknij „Odbierz uprawnienie”. W oknie potwierdzenia kliknij czerwony link „Odbierz uprawnienie” — wyróżniony niebieski przycisk to „Zrezygnuj”.
4. Odświeżaj („Odśwież”), aż pojawi się „Zakończono pomyślnie”.

Sami nie możemy go odebrać — KSeF wymaga do tego uprawnienia do zarządzania uprawnieniami, którego bilans.ai celowo nie ma. W bilans.ai przycisk „Odłącz” na karcie „Dostęp przez bilans.ai” wyłącza importy po naszej stronie i przełącza firmę z powrotem na tryb własnego certyfikatu; od tej chwili nie otwieramy sesji w kontekście Twojej firmy.

Przełącznika Włącz/Wyłącz w tym trybie nie ma: import zatrzymujesz przez „Odłącz”, a wznawiasz, nadając dostęp ponownie (jeśli uprawnienie w KSeF wciąż jest, wystarczy „Sprawdź połączenie”). Wgranie własnego certyfikatu też przełącza firmę na tryb certyfikatu; uprawnienie w KSeF zostaje, dopóki go nie cofniesz.

Tak dzieje się, gdy ktoś cofnie uprawnienie w Aplikacji Podatnika KSeF bez odłączania w bilans.ai (albo nadanie nigdy nie doszło do skutku). Najbliższy import — nocny albo ręczny — kończy się komunikatem „Firma cofnęła bilans.ai dostęp do faktur w KSeF albo uprawnienie nie zostało nadane. Nadaj dostęp ponownie w ustawieniach połączenia z KSeF.” Od tej chwili:

• w Skrzynce na stronie Monitoring pojawia się alert „Dostęp bilans.ai do KSeF cofnięty” (waga krytyczna, raz na dobę, bez osobnego alertu o błędzie importu; e-⁠mail i powiadomienie na telefon włączysz w Monitoring → Ustawienia powiadomień),
• nocny import pomija firmę do czasu ponownego nadania — automatyczny import pozostaje włączony,
• karta „Dostęp przez bilans.ai” pokazuje „Dostęp cofnięty w KSeF” z linkiem „Nadaj dostęp ponownie”, a wskaźnik ostatniej aktualizacji danych — „Dostęp bilans.ai cofnięty — nadaj go ponownie”,
• strona „Połącz firmę z KSeF” pokazuje komunikat „Ostatnie pobranie nie powiodło się: KSeF nie widzi uprawnienia dla bilans.ai” i od razu kreator ponownego nadania.

Nadaj dostęp ponownie — kreatorem albo samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF i przyciskiem „Sprawdź połączenie”. Blokada znika, rusza pobranie, nocne importy wracają. Znika też po każdym udanym pobraniu w tym trybie, np. ręcznym na stronie Import.