Plan vs wykonanie

Gdy masz zdefiniowane budżety, naturalnym pytaniem jest: czy idziemy zgodnie z planem? Strona Plan vs wykonanie daje na to odpowiedź jednym spojrzeniem. Bierze Twoje budżety miesięczne, porównuje je z kwotami z faktur i pokazuje różnice.

Działa zarówno dla kosztów (czy nie przekraczasz budżetu) jak i sprzedaży (czy osiągasz target przychodów). Na górze strony, obok przełącznika strumienia Koszty/Sprzedaż, wybierasz też rok (poprzedni, bieżący lub następny) — Twój wybór zapamiętuje się w adresie strony.

Strona pokazuje całą firmę — sumę kosztów albo sprzedaży, bez podziału na kategorie i bez listy faktur. Stan budżetów poszczególnych kategorii (realizację, tempo i listę „Wymagają uwagi”) sprawdzisz w Budżetach, a faktury danej kategorii — w Kosztach i Sprzedaży.

Miesiąc, który właśnie trwa, jest oznaczony jako bieżący (w tabeli z numerem dnia, na wykresach na niebiesko). Pokazujemy jego plan, wykonanie do dziś i to, jaka część planu jest już zrealizowana — ale nie oceniamy go względem pełnego planu, dopóki się nie skończy. W połowie miesiąca sprzedaż zawsze wyglądałaby na „poniżej planu”, a koszty na „oszczędność”, choć to tylko kwestia czasu.

Nie dzielimy też planu proporcjonalnie do dni: faktury nie spływają równo — czynsz i abonamenty przychodzą na początku miesiąca, sprzedaż często fakturuje się w ostatnim dniu. Bieżący miesiąc wchodzi do realizacji i odchylenia następnego dnia po swoim zakończeniu.

Wyjątek: gdy wynik jest już przesądzony, ocena pojawia się od razu. Koszty, które przekroczyły pełny plan miesiąca, zostaną przekroczone niezależnie od reszty miesiąca; sprzedaż, która osiągnęła plan, ma cel osiągnięty. Tempo trwających okresów, z projekcją na koniec okresu, pokazują Budżety.

Plan miesiąca to Twój budżet całej firmy na ten miesiąc. Jeśli go nie masz, plan jest sumą budżetów kategorii — przy czym budżet podkategorii nie jest doliczany, gdy jej kategoria nadrzędna ma własny budżet (podkategoria jest już w nim zawarta). Dzięki temu budżet „Cała firma” i jego rozbicie na kategorie nie liczą się podwójnie.

Wykonanie obejmuje wszystkie faktury z miesiąca. Koszty w kategoriach bez budżetu są więc wydatkami nieplanowanymi i powiększają odchylenie. Ta sama zasada wyboru planu obowiązuje w ocenie zdrowia firmy (składnik „Budżet roczny”).

Pod kafelkami są dwa wykresy planu i wykonania. Pierwszy pokazuje kwoty per miesiąc (słupki wykonania i kreski planu), drugi narastająco od początku roku (dwie linie).

• Wykres miesięczny — najlepszy do wyłapania pojedynczych odchyleń. Jeśli widzisz, że luty był zgodny z planem, marzec zgodny, a kwiecień nagle skoczył o 40% — wiesz, że w kwietniu coś się stało. Szczegóły danego miesiąca odczytasz z tabeli niżej. Podziału na kategorie tu nie ma: która kategoria przekroczyła budżet, sprawdzisz w Budżetach, a jej faktury — w Kosztach i Sprzedaży.
• Wykres kumulatywny — pokazuje trend całoroczny. Jeśli linie się stopniowo rozjeżdżają, oznacza systematyczny dryf — coś, co dzieje się każdego miesiąca po trochu. Trudniejsze do wykrycia bez tej perspektywy.

Plan jest zawsze przerywany. Słupek wykonania ma kolor statusu miesiąca, a bieżący miesiąc — niebieski. Na wykresie narastającym linia wykonania kończy się na bieżącym miesiącu: ostatni, przerywany odcinek z pustą kropką to wykonanie do dziś, nie do końca miesiąca. Dokładne kwoty oraz różnicę kwotową i procentową względem planu odczytasz z tabeli miesięcznej poniżej.