Automatyczny import KSeF

Wejdź w Ustawienia → Import KSeF. To zakładka sterująca codziennym, automatycznym pobieraniem faktur z KSeF — żebyś nie musiał klikać importu ręcznie.

Działa to tak: łączysz firmę z KSeF — nadajesz bilans.ai dostęp tylko do odczytu (polecane) albo zapisujesz raz własny certyfikat i klucz prywatny KSeF i włączasz import — a od tego momentu bilans.ai sam loguje się do KSeF raz dziennie i pobiera nowe faktury. Zakładka pokazuje, jak firma jest połączona, czy import jest włączony, jaki certyfikat jest zapisany, kiedy ostatnio się udał i czy nie ma błędu.

Zakładka jest dostępna dopiero po potwierdzeniu adresu e-mail. Dopóki e-mail nie jest potwierdzony, zamiast panelu zobaczysz banner z przyciskiem ponownego wysłania linku — wszystkie operacje automatycznego importu są wtedy zablokowane.

Na górze zakładki jest karta „Dostęp przez bilans.ai”. Dopóki firma nie nadała dostępu, karta ma krótki opis i przycisk „Nadaj dostęp tylko do odczytu”, który prowadzi na stronę „Połącz firmę z KSeF” z kreatorem: pobierasz plik, podpisujesz go Profilem Zaufanym na gov.pl (albo podpisem kwalifikowanym) i wgrywasz podpisany plik. Po nadaniu dostępu automatyczny import włącza się sam i od razu rusza pierwsze pobranie.

Gdy dostęp jest nadany, karta pokazuje stan Połączono — tylko odczyt faktur, datę nadania i przycisk „Odłącz”. Odłączenie wyłącza importy po naszej stronie i wraca do trybu własnego certyfikatu; samo uprawnienie w KSeF cofasz w Aplikacji Podatnika (Uprawnienia → Zarządzaj uprawnieniami) — nie możemy tego zrobić za Ciebie. Jeśli KSeF przestał widzieć uprawnienie, karta pokazuje Dostęp cofnięty w KSeF i link „Nadaj dostęp ponownie”, a nocne przebiegi są wstrzymane do ponownego nadania.

W tym trybie status importu brzmi Automatyczny import włączony (przez bilans.ai), nie ma przełącznika Włącz/Wyłącz ani pola ważności certyfikatu, a formularz certyfikatu jest zwinięty pod nagłówkiem „Alternatywa: własny certyfikat KSeF (zamiast dostępu nadanego bilans.ai)”. Jak działa nadany dostęp, kto podpisuje plik i jak go cofnąć — opisuje artykuł Podłączenie KSeF.

Automatyczny import uruchamia się raz dziennie o 04:17 czasu polskiego — o tej samej godzinie przez cały rok, także po zmianie czasu. To pora poza szczytem i poza „okrągłymi" godzinami, na które trafiają inne harmonogramy, żeby nie obciążać KSeF dokładnie o pełnej godzinie.

Harmonogram jest stały — w zakładce nie ustawiasz własnej godziny ani częstotliwości. Masz jeden przełącznik: import działa codziennie albo jest wyłączony.

Codzienny przebieg obejmuje tylko firmy, które mają włączony automatyczny import i działające połączenie: dostęp nadany bilans.ai (dopóki KSeF widzi uprawnienie) albo zapisany ważny certyfikat. Jeśli certyfikat wygasł albo KSeF przestał widzieć uprawnienie dla bilans.ai, dany przebieg jest dla Ciebie pomijany (bo logowanie do KSeF i tak by się nie powiodło) — o tym, że certyfikat się kończy, ostrzegamy wcześniej e-⁠mailem (patrz niżej), a o cofniętym dostępie alertem „Dostęp bilans.ai do KSeF cofnięty”.

Gdy certyfikat jest zapisany, obok statusu masz jeden przycisk: „Włącz" albo „Wyłącz" (zależnie od bieżącego stanu).

• Włącz — od następnego nocnego przebiegu (o 04:17) bilans.ai zaczyna codziennie pobierać Twoje faktury. Włączenie nie uruchamia importu od razu — czeka na najbliższy harmonogram.
• Wyłącz — wstrzymuje codzienne przebiegi. Zapisany certyfikat zostaje, więc możesz później włączyć import jednym kliknięciem, bez wgrywania plików od nowa.

Przycisk włączenia/wyłączenia pojawia się tylko wtedy, gdy jest zapisany certyfikat. Bez połączenia nie ma czego włączać — najpierw nadaj bilans.ai dostęp tylko do odczytu albo wgraj pliki w sekcji niżej. Przy dostępie nadanym bilans.ai przełącznika nie ma: import jest włączony od chwili nadania dostępu, a zatrzymuje go „Odłącz” na karcie „Dostęp przez bilans.ai”.

W panelu statusu jest pole „Ważność certyfikatu" — data wygaśnięcia z dopiskiem, ile dni zostało (np. „za 42 dni") albo „(wygasł!)", jeśli termin minął.

Kolor tej daty zmienia się wraz z upływem czasu: neutralny przy odległym terminie, pomarańczowy, gdy zostało 14 dni lub mniej, czerwony po wygaśnięciu. To szybki wizualny sygnał, że pora odnowić certyfikat.

Certyfikat to klucz, dzięki któremu bilans.ai loguje się do KSeF w Twoim imieniu. Gdy wygaśnie, codzienny import przestaje działać — KSeF odrzuca logowanie. Sam panel pokazuje status, ale nie odnawia certyfikatu za Ciebie: nowy certyfikat generujesz w portalu KSeF i wgrywasz tutaj ponownie. Przy dostępie nadanym bilans.ai tego pola nie ma — faktury pobiera certyfikat bilans.ai, o którego ważność dbamy sami.

Dotyczy własnego certyfikatu. Żebyś nie zorientował się o wygasłym certyfikacie dopiero po dwóch tygodniach braku nowych faktur, ostrzegamy Cię dwutorowo.

Banner w zakładce. Gdy do wygaśnięcia zostało mniej niż 30 dni, na górze panelu statusu pojawia się kolorowy banner. Pomarańczowy przy 15–29 dniach, czerwony, gdy zostało 14 dni lub mniej, oraz wyraźny czerwony komunikat „Certyfikat KSeF WYGASŁ", gdy termin już minął. Banner od razu mówi, co zrobić: wygenerować nowy certyfikat w KSeF i wgrać go przed wygaśnięciem.

Powiadomienia e-mail. Niezależnie od banneru wysyłamy ostrzeżenia na adres firmy na ustalonych progach:

• 30 dni przed — informacyjnie, „wygasa za miesiąc".
• 14 dni i 7 dni przed — ostrzeżenie, czas zacząć działać.
• 1 dzień przed („wygasa JUTRO") i w dniu wygaśnięcia („wygasa DZIŚ") — krytycznie.
• 7 dni po wygaśnięciu — przypomnienie, że auto-import już nie działa.

Każdy próg to jeden e-mail — nie zasypujemy Cię codziennie tym samym ostrzeżeniem. Maile dostajesz, bo masz włączony auto-import; jeśli unieważniłeś certyfikat i nie chcesz powiadomień, wyłącz import w tej zakładce.

Pod panelem statusu jest sekcja „Wgraj certyfikat". Wgranie nowych plików nadpisuje wcześniej zapisany certyfikat — tego samego formularza używasz przy pierwszej konfiguracji i przy odnowieniu wygasającego certyfikatu. Przy dostępie nadanym bilans.ai sekcja jest zwinięta pod nagłówkiem „Alternatywa: własny certyfikat KSeF (zamiast dostępu nadanego bilans.ai)” — wgranie plików przełącza firmę na własny certyfikat, a nadany dostęp przestaje być używany (uprawnienie w KSeF zostaje, dopóki nie cofniesz go w Aplikacji Podatnika).

Wybierasz format plików:

• .crt + .key (domyślnie) — dwa osobne pliki, tak jak wystawia je portal KSeF przy generowaniu certyfikatu.
• .pem — jeden plik zawierający i certyfikat, i klucz prywatny (dla osób, które ręcznie połączyły oba bloki).

Jeśli klucz jest zaszyfrowany hasłem, podajesz je w polu „Hasło do klucza" — odszyfrowanie odbywa się w Twojej przeglądarce, a samo hasło nie jest nigdzie zapisywane. Certyfikat i klucz przechowujemy wyłącznie w zaszyfrowanej formie. NIP bierzemy automatycznie z profilu firmy.

Na dole panelu statusu jest też link „Usuń certyfikat i wyłącz automatyczny import". Usuwa zapisane pliki i jednocześnie wyłącza codzienne przebiegi — z potwierdzeniem, żeby nie zrobić tego przez przypadek.

Zakładka jest celowo wąska — steruje wyłącznie codziennym automatem. Kilka rzeczy znajdziesz gdzie indziej:

• Jak połączyć firmę z KSeF — oba sposoby (dostęp nadany bilans.ai i własny certyfikat), generowanie certyfikatu w portalu KSeF i całość integracji opisujemy osobno. Patrz dokumentacja KSeF.
• Import jednorazowy lub z pliku — gdy chcesz pobrać dane ręcznie albo wgrać faktury z CSV/Excela zamiast czekać na nocny przebieg, zajrzyj do dokumentacji importu.
• Ustawienie własnej godziny importu — nie ma takiej opcji. Harmonogram (raz dziennie o 04:17) jest stały, masz tylko przełącznik włącz/wyłącz.