Kategorie
Drzewo kategorii Twojej firmy — osobno dla kosztów (faktury zakupowe) i sprzedaży (faktury sprzedażowe). AI przypisuje kategorie pozycjom faktur i rozbudowuje drzewo o nowe gałęzie, a Ty możesz je przenosić, scalać, zmieniać ich nazwy i ukrywać.
Gdzie znajdziesz panel
Wejdź w Ustawienia → Kategorie. To miejsce, gdzie zarządzasz kategoriami, do których przypisywane są pozycje Twoich faktur.
Na górze są dwie zakładki: Koszty (zakup) i Sprzedaż. Pod nimi jest pole „Pokaż ukryte" i przycisk „+ Dodaj kategorię", a niżej dwa bloki: drzewo kategorii (przenoszenie, podkategorie, scalanie) oraz lista „Nazwy i widoczność" (zmiana nazwy, ukrywanie i przywracanie).
Każda kategoria ma nazwę, której używają analizy i tabele faktur, oraz techniczny kod (np. MATERIALY_BUDOWLANE), widoczny na liście „Nazwy i widoczność". Kod powstaje z nazwy przy dodaniu kategorii i nie zmienia się przy zmianie nazwy.
Koszty i sprzedaż — dwa osobne drzewa
Kategorie kosztowe i sprzedażowe to dwa niezależne drzewa, przełączane zakładkami u góry. Korzeniem pierwszego jest „Koszty", drugiego — „Sprzedaż". Nowa firma zaczyna w każdym drzewie od jednej kategorii „Inne"; pozostałe gałęzie powstają z pozycji importowanych faktur.
Zmiany w jednej zakładce nigdy nie ruszają drugiej. Ten sam kod może istnieć w obu drzewach z innym znaczeniem — np. usługi, których używasz, i usługi, które sprzedajesz.
Jak AI kategoryzuje pozycje
Kategorię dostaje każda pozycja faktury, nie cała faktura. Po imporcie — z KSeF albo z pliku — zadanie w tle przekazuje modelowi językowemu opisy pozycji (do 300 znaków każdy), kod i nazwę PKD Twojej firmy oraz aktualne drzewo kategorii. Model nie otrzymuje nazwy ani NIP-u kontrahenta, kwot ani numerów faktur.
Model przypisuje pozycji istniejącą kategorię albo dodaje do drzewa nową gałąź, więc drzewo może się rozrastać przy kolejnych importach. Nie zmienia nazw istniejących kategorii, nie przenosi ich i nie usuwa. Dla pozycji niejasnych albo jednorazowych ma do dyspozycji kategorię „Inne".
Wynik jest zapamiętywany dla opisu pozycji: kolejna pozycja o takim samym opisie dostaje tę samą kategorię bez ponownego zapytania modelu. Pozycje, których nie udało się jeszcze skategoryzować, występują w analizach i filtrach jako „Bez kategorii".
Kategoryzacja przez AI działa, gdy przetwarzanie przez AI jest włączone. Po jego wyłączeniu kategorie są przypisywane wyłącznie lokalnie — szczegóły w artykule Wyłącznik AI i prywatność.
Kategoria całej faktury
Kategoria całej faktury wynika z przewagi kategorii jej pozycji: to kategoria, na którą przypada największa suma netto skategoryzowanych pozycji. Wartość pozycji „Bez kategorii" nie jest przy tym liczona.
Faktury kosztowe z KSeF mogą dostać przy imporcie kategorię wstępną z reguł (słowa kluczowe w nazwie dostawcy i opisach pozycji), jeśli taka kategoria istnieje w Twoim drzewie. Po skategoryzowaniu pozycji zastępuje ją kategoria wynikająca z pozycji.
Kategorię całej faktury ustawioną ręcznie aplikacja zostawia bez zmian — do czasu, aż ręcznie zmienisz kategorię którejś z pozycji tej faktury. Wtedy kategoria faktury jest liczona ponownie z pozycji.
Ręczna zmiana kategorii
Kategorię zmieniasz w tabeli faktur — dla pojedynczej pozycji albo dla całej faktury.
Pozycja faktury
Rozwiń wiersz strzałką ▸
Cała faktura
Kategoria w wierszu faktury
Porządkowanie drzewa
Operacje w Ustawienia → Kategorie. Wszystkie dotyczą tylko Twojej firmy i wykonuje je właściciel firmy; pozostali użytkownicy wybierają kategorię faktury lub pozycji z istniejącego drzewa.
- Przenoszenie — przeciągnij gałąź w drzewie, aby zmienić jej miejsce. Opcja „Przenieś pod…" przenosi gałąź bezpośrednio pod korzeń drzewa.
- Podkategoria — „+ Podkategoria" w menu ⋯ gałęzi otwiera pole nazwy bezpośrednio w drzewie, pod tą gałęzią. Podajesz tylko nazwę.
- Zmiana nazwy — „Zmień nazwę…" w drzewie albo „Edytuj" na liście „Nazwy i widoczność". Kod kategorii się nie zmienia.
- Scalanie — „Scal z inną gałęzią…" przenosi pozycje i faktury do wybranej kategorii, a scaloną gałąź usuwa z drzewa. Scalić można gałąź bez podkategorii. Operacja jest nieodwracalna; opisy przeniesionych pozycji zostają przypisane do kategorii docelowej, więc model nie odtworzy scalonej gałęzi z tych samych opisów.
- Ukrywanie — „Ukryj" na liście „Nazwy i widoczność". Ukryta kategoria znika z list wyboru i z drzewa przekazywanego modelowi, a dotychczasowe przypisania zostają bez zmian. Model może jednak przy kolejnych importach utworzyć podobną kategorię — jeśli kategoria dubluje inną, scal je. Ukryte kategorie zobaczysz po zaznaczeniu „Pokaż ukryte"; „Przywróć" włącza je z powrotem. Korzenia drzewa i kategorii „Inne" nie można ukryć.
- Dodawanie — „+ Dodaj kategorię" otwiera okno, w którym podajesz nazwę kategorii i wskazujesz w drzewie gałąź, pod którą ma się znaleźć (na początku zaznaczony jest korzeń drzewa). Nowa kategoria od razu pokazuje się w drzewie okna obok swojego rodzeństwa. To samo okno otwiera „Utwórz kategorię" w wyborze kategorii faktury oraz przycisk „+" przy polu „Kategoria sprzedaży" w sprzedaży detalicznej — tam dodana kategoria od razu zostaje wybrana. Jeśli taka kategoria już istnieje, okno pokazuje jej miejsce w drzewie. Kategoria wcześniej ukryta wraca z nową nazwą we wskazanym miejscu. Drzewo ma najwyżej cztery poziomy razem z korzeniem.
PKD to kod branży, nie kategoria kosztów
Dla jasności: PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) to urzędowy kod opisujący, czym zajmuje się Twoja firma — to dane z GUS, jedno na całą działalność. To nie jest kategoria kosztu ani sprzedaży.
Kod i nazwę PKD model otrzymuje przy każdej kategoryzacji jako opis profilu firmy — pomagają dobrać kategorie do branży. PKD nie pojawia się jako etykieta na fakturze ani jako gałąź drzewa.